Zeit‑ & Kostenersparnis
Alle Dokumente zentral auffinden statt Ordner zu durchsuchen. Suchbegriff eingeben – Treffer sofort anzeigen.
Dokumentenmanagement mit ecoDMS
Archivieren, finden und automatisieren – zentral, revisionssicher und ortsunabhängig. Ideal für kleine und mittlere Unternehmen.
- Volltextsuche (OCR)
- Versionierung
- Web‑Client & Sharing
- GoBD/DSGVO‑konforme Archivierung
Warum Dokumentenmanagement?
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick
Standortunabhängiges Arbeiten
Im Büro und im Homeoffice gleichermaßen produktiv: Zugriff über Web‑Client und sichere Verbindungen.
Transparenz & Kontrolle
Änderungen nachvollziehbar über die Versionshistorie; Missverständnisse und Doppelarbeit vermeiden.
Unmittelbare Auskunftsfähigkeit
Kundenanfragen zu Bestellungen und Rechnungen sofort beantworten – auch ohne den zuständigen Kollegen.
Fristen einhalten
Wiedervorlagen & Regeln für Verträge und Rechnungen nutzen, um Kündigungs‑ und Zahlungsfristen einzuhalten.
Zentrale Ablage
Dokumente sicher, lesbar und revisionskonform ablegen – Berechtigungen für Teams fein granuliert steuern.
Funktionen, die im Alltag zählen
Aus der Praxis für die Praxis
Intelligente Suche
OCR‑basierte Volltextsuche, Filter‑Vorlagen und Favoriten – so einfach wie googeln.
Versionierung & Governance
Originale und Versionen bleiben erhalten; Löschkonzepte berücksichtigen Aufbewahrungsfristen.
Administration & Rollen
Dokumentenarten, Ordnerrechte und Klassifizierungsattribute konfigurieren; Benutzer‑ & Gruppenverwaltung.
Teilen & Web‑Client
Dokumente sicher intern/extern bereitstellen; mobil per Browser zugreifen.
Sicherung & Nachvollziehbarkeit
Automatische/backups; Protokollierung von Aktionen (Öffnen, Versenden, Exportieren u. a.).
Integrationen
Plug‑ins für Office‑Suite; PDF/A‑Drucker für Anwendungen wie Grafik‑ und Buchhaltungssoftware.
Compliance leicht gemacht
DSGVO & GoBD – revisionssicher archivieren
GoBD & Verfahrensdokumentation
Digitale Archivierung hilft, steuerrelevante Dokumente sicher aufzubewahren. Mit einer verständlichen Verfahrensdokumentation zeigen Sie transparent, wie Daten erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und entsorgt werden.
Datenschutz & Sicherheit
Berechtigungen, Nachvollziehbarkeit und technische/organisatorische Maßnahmen unterstützen die DSGVO‑konforme Verarbeitung und den Schutz vor Verlust oder Veränderung.
Hinweis: Inhalte basieren auf dem ecoDMS Whitepaper. Marken gehören ihren jeweiligen Inhabern.
Workflow & E‑Mail‑Archivierung
Mehr Effizienz mit Add‑ons
WORKZ Add‑on
Wiederkehrende Abläufe automatisieren: Linien‑Prozesse für Freigaben und Kenntnisnahmen, z. B. Rechnungsverarbeitung, bis zur Übergabe an Zielsysteme.
ecoMAILZ
E‑Mails inkl. Anhängen automatisch archivieren – mit Sichtungsfristen und Status für rechtssichere Aufbewahrung. Import aus Exchange, IMAP/POP3 und Dateisystem.
So starten wir gemeinsam
Schrittweise Einführung – schnell spürbare Ergebnisse
Kick‑off & Analyse
Abteilungen und Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen; Anforderungen klären und Zugriffswege planen.
Rollout & Schulung
Sukzessive Einführung – abteilungsweise; Administrator‑ & Anwendertrainings für hohe Akzeptanz.
Migration & Betrieb
Posteingang zuerst digitalisieren, Bestandsakten nach Bedarf; sichere Ablage, Regeln & Wiedervorlagen.